How-to: Integration, ohne verrückt zu werden
Gemeinsam mit unserem Kunden Michael Soth geben wir wertvolle Tipps, wie man Integrationsprojekte heil übersteht.
Machen wir uns nichts vor: Ein groß angelegtes Integrationsprojekt beinhaltet viele Hürden und Stolpersteine. Nehmen wir zum Beispiel das Projekt des MySMART Workplace von SBH | Schulbau Hamburg. Gemeinsam mit nterra wurden ein halbes Dutzend Systeme, die bisher für sich alleine standen, mithilfe einer webMethods Middleware zu einer homogenen Systemlandschaft zusammengefasst. Tausende Datensätze zu Immobilien und Investitionsgütern wurden so leichter aufrufbar – und das für eine ganze Reihe unterschiedlicher Stakeholder und Rollen. Es mussten verschiedenste Berechtigungen und Bedürfnisse beachtet werden. Alles im herausfordernden Umfeld zwischen IT, Immobilienwirtschaft und öffentlicher Verwaltung.
Es wäre also kein Wunder, wenn die Projektverantwortlichen wie auch unsere Expert*innen da schnell mal ein bisschen übergeschnappt worden wären. Sind sie aber nicht – und der Grund dafür ist auch die partnerschaftliche Arbeitsweise von nterra.
Auf Basis dessen haben Michael Soth und Christopher Brost beim Public Summit 2024 des Behördenspiegels und der Software AG bei ihrem Vortrag “(K)Ein Haus, das Verrückte macht” dem Fachpublikum fünf wertvolle Tipps mit auf den Weg gegeben, wie man es vermeidet in einem umfangreichen Integrationsprojekt verrückt zu werden:
5 Tipps, um nicht verrückt zu werden
1. Zeit fürs Kickoff und echtes Kennenlernen einplanen
Ein erfolgreiches Integrationsprojekt beginnt mit einem gut geplanten Kickoff-Meeting. Hier ist es essentiell, nicht nur die Projektziele zu definieren, sondern auch Zeit für ein echtes Kennenlernen zu investieren. Dies fördert nicht nur das menschliche Miteinander, sondern gibt auch dem Dienstleister die Möglichkeit, tiefere Einblicke in die Geschäftsprozesse und die Unternehmenskultur des Kunden zu gewinnen. Ein umfassendes Verständnis dieser Aspekte ist entscheidend, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die wirklich zu den Bedürfnissen und Besonderheiten des Kunden passen. Letztlich kann ein solches Verständnis die Qualität und Effizienz der Zusammenarbeit erheblich verbessern und Missverständnisse reduzieren.
2. Nicht nur einen Dienstleister, sondern einen Partner suchen
Die Auswahl des richtigen Dienstleisters ist entscheidend für den Erfolg eines Integrationsprojekts. Unternehmen sollten daher nicht nur einen Dienstleister suchen, dem es wichtig ist, dieses EINE Projekt erfolgreich zu gestalten (und dabei möglichst viele Stunden abzurechnen oder Lizenz-Fees einstreichen), sondern einen echten Partner, der an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert ist. Ein solcher Partner wird sich eher dafür einsetzen, kreative und nachhaltige Lösungen zu finden, die über das unmittelbar Notwendige hinausgehen. Er versteht die langfristigen Ziele des Unternehmens, arbeitet proaktiv daran, diese zu erreichen und gibt sein Wissen an die Mitarbeitende des Unternehmens weiter. In einem solchen partnerschaftlichen Verhältnis entsteht oft ein tieferes Verständnis und ein stärkeres Engagement für den gemeinsamen Erfolg.
3. Barrieren aufbrechen und Hürden überwinden
Integrationsprojekte fordern oft, dass veraltete Prozesse hinterfragt und neu gestaltet werden. Silos werden aufgebrochen, Daten für andere Unternehmensbereiche leichter zugänglich. Dies kann zu Bedenken oder gar Widerständen innerhalb des Unternehmens führen, da Mitarbeitende sich an bestehende Abläufe gewöhnt haben. Es ist jedoch entscheidend, diese Barrieren zu durchbrechen und notwendige Veränderungen durchzusetzen, um effizientere und effektivere Lösungen zu implementieren. Schmerzhafte Entscheidungen können kurzfristig Unbehagen verursachen, führen aber langfristig zu einer signifikanten Verbesserung der Arbeitsabläufe und der organisatorischen Effizienz. Solch ein proaktiver Ansatz fördert die Innovationsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
4. Workshops durchführen und alle ernst nehmen
Die Durchführung von Workshops ist ein grundlegender Schritt, um alle Beteiligten – von Abteilungsleitern und Fachexperte*innen über IT-Spezialist*innen bis zu Endnutzer*innen – in den Integrationsprozess einzubinden. Diese Veranstaltungen bieten eine Plattform, auf der Bedenken geäußert, Anforderungen diskutiert und Lösungen gemeinsam entwickelt werden können. Durch die ernsthafte Berücksichtigung der Meinungen und Bedürfnisse aller Stakeholder können Lösungen geschaffen werden, die breite Akzeptanz finden und tatsächlich genutzt werden. Workshops fördern nicht nur das Verständnis für das Projektziel, sondern auch das Engagement und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Ebenen des Unternehmens.
5. Auch mal Spaß haben
Ein oft unterschätzter Aspekt erfolgreicher Projekte ist das Schaffen einer angenehmen und motivierenden Arbeitsatmosphäre. Ob Feierabend-Bierchen, gemeinschaftliche Auftritte auf Tagungen oder kleine Events, um Meilensteine zu feiern – durch gemeinsame Aktivitäten, die Spaß bringen, baut sich ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl unter den Projektbeteiligten auf. Dieses Wir-Gefühl stärkt die Zusammenarbeit und das Engagement im Projektverlauf. Das Ergebnis: höhere Motivation, stärkeres Vertrauen und ein positives Arbeitsumfeld. Und das führt unweigerlich zu höherer Produktivität und besseren Projektergebnissen.
Alle Infos rund um das Projekt des MySMART Workplace von SBH | Schulbau Hamburg erfahren sie in unserer entsprechenden Erfolgsgeschichte. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Ihr Integrationsprojekt zu einem Erfolg (und einem Spaß für alle Beteiligten) machen könnten, buchen Sie doch einfach einen unverbindlichen Beratungstermin mit uns.
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